Ex-funcionário pede espelho de ponto: o que a empresa precisa saber?

A solicitação de espelhos de ponto por um ex-colaborador é uma situação comum e que gera dúvidas em muitas empresas. Afinal, a empresa é obrigada a fornecer esses documentos após o término do contrato? E como se preparar para uma possível ação judicial?

Vamos desvendar esse tema para que sua empresa esteja sempre em conformidade e preparada.

A obrigatoriedade da impressão e acesso ao ponto

Primeiro, é importante entender o que a legislação trabalhista diz sobre o controle de ponto. A impressão do comprovante de ponto não é obrigatória para o empregador.

No entanto, a lei exige que a empresa possua um sistema de controle de ponto eficiente, que garanta a fidedignidade das informações. Mais importante ainda, esse sistema deve permitir que o empregado tenha acesso aos seus registros e comprovantes de ponto sempre que necessário e durante toda a relação de emprego.

Isso significa que, enquanto o contrato de trabalho estiver ativo, o colaborador deve ter a facilidade de consultar seus próprios registros de jornada.

Espelho de ponto após o desligamento: a empresa é obrigada a fornecer?

A boa notícia para as empresas é: não, a empresa não é obrigada a fornecer os espelhos de ponto ao ex-funcionário após o desligamento.

A lógica por trás disso é que, como o sistema de ponto estava disponível para o empregado durante todo o contrato de trabalho, cabia a ele o acesso e o registro dessas informações naquele período. Presume-se que o funcionário teve a oportunidade de verificar e acompanhar seus próprios registros de jornada enquanto estava empregado.

E se o ex-funcionário entrar com uma ação judicial?

É muito provável que a solicitação do espelho de ponto por um ex-colaborador, especialmente se houve descontentamento anterior com cálculos (como horas reduzidas noturnas), seja um indício de que ele planeja ingressar com uma ação judicial.

Nesses casos, a sua empresa deve se preparar. O que fazer?

1. Verifique a correção dos controles de ponto: Este é o passo mais crucial. Revise os controles de ponto do ex-funcionário para todo o período trabalhado. Verifique se os registros estão corretos, se as horas extras foram devidamente calculadas e pagas, se as horas noturnas reduzidas foram aplicadas corretamente, se os intervalos intrajornada foram respeitados, etc.

2. Separe toda a documentação: Deixe todos os espelhos de ponto, holerites, comprovantes de pagamento de horas extras e qualquer outro documento relacionado à jornada e remuneração desse ex-colaborador organizados e acessíveis. Isso será vital para a defesa da empresa em um eventual processo judicial.

Lembre-se: em um processo trabalhista, o ônus da prova da jornada de trabalho (se a empresa tem mais de 20 empregados) geralmente é do empregador. Ter registros de ponto impecáveis e facilmente acessíveis é a melhor defesa.

Conclusão: transparência e organização são suas aliadas

Embora a empresa não seja obrigada a fornecer os espelhos de ponto após o término do contrato, manter um sistema de controle de ponto eficaz, garantir o acesso do empregado enquanto ele está ativo e ter toda a documentação organizada são práticas essenciais.

Essa organização não apenas garante a conformidade com a legislação, mas também protege sua empresa contra futuras dores de cabeça e possíveis condenações em processos trabalhistas. Em caso de dúvidas ou para lidar com solicitações de ex-colaboradores, busque sempre a orientação de seu departamento de RH ou de um advogado.