Encerrando contratos de serviços ou locação: um guia prático para empresas

No dia a dia de qualquer empresa, a necessidade de encerrar contratos de prestação de serviços ou de locação (ou comodato) é uma realidade. Seja por reestruturação interna, mudança de estratégia ou simplesmente pelo fim do prazo, o processo de rescisão exige atenção a diversos detalhes legais e contratuais.

Este artigo é um guia prático para gestores que precisam rescindir contratos em geral, garantindo uma transição suave e juridicamente segura.

O ponto de partida: revise seus contratos!

Antes de qualquer ação, o passo mais importante é revisar cuidadosamente os termos do contrato que você deseja rescindir. Busque informações cruciais como:

• Prazos e condições para rescisão: O contrato prevê um aviso prévio? Há alguma multa por rescisão antecipada? Quais são as condições para a devolução de bens ou do imóvel?

• Forma de notificação: Como as comunicações formais devem ser feitas? Por carta, e-mail, notificação extrajudicial?

• Obrigações pós-rescisão: O que cada parte precisa cumprir após o encerramento do contrato?

A notificação de rescisão: como e quando enviar

Uma vez que você tenha clareza sobre os termos contratuais, o próximo passo é a formalização da rescisão através de uma notificação.

• Conteúdo da notificação: O documento deve expressar claramente o interesse na rescisão, fazer referência ao contrato que está sendo encerrado e, se aplicável, incluir a data proposta para o fim da prestação do serviço ou a entrega do bem/imóvel.

• Forma de envio: A notificação pode ser enviada por meios que comprovem o recebimento, como e-mail com confirmação de leitura ou plataformas de assinatura eletrônica (como o D4Sign), caso o contrato permita essa modalidade de comunicação formal. Para maior segurança jurídica, muitas vezes uma notificação extrajudicial via cartório é recomendada.

• Antecipação ou negociação de prazos: Se houver interesse em antecipar ou negociar a data de encerramento prevista em contrato, essa possibilidade deve ser negociada diretamente com a outra parte e formalizada na própria notificação ou em um termo aditivo.

O termo de distrato: formalizando o encerramento das obrigações

A notificação é o aviso, mas a efetivação da rescisão se dá por meio de um termo de distrato. Este documento é crucial e deve ser elaborado para formalizar o fim da relação contratual.

O termo de distrato deve prever e detalhar todas as obrigações legais e contratuais de ambas as partes no momento do encerramento, incluindo, mas não se limitando a:

• Comprovação de pagamentos: Garanta que todas as faturas e obrigações financeiras (contas de consumo, aluguéis, pagamentos de serviços, etc.) estejam quitadas até a data da rescisão.

• Encerramento de vínculos: Confirme que quaisquer vínculos acessórios (como contratos com fornecedores relacionados ao serviço ou com funcionários dedicados) serão devidamente encerrados ou transferidos.

• Devolução de bens ou imóveis: Detalhe as condições de entrega do espaço ou dos bens envolvidos no contrato (por exemplo, vistoria de imóveis, estado de equipamentos, etc.).

• Relação de ativos: Se houver a possibilidade de compra de ativos da parte que está saindo, é fundamental que haja uma relação detalhada desses bens para análise. Se houver interesse, um contrato de compra e venda separado deve ser elaborado para formalizar essa transação.

Busca por assessoria especializada: um passo fundamental

Dada a complexidade e os riscos envolvidos na rescisão de contratos, é altamente recomendável envolver profissionais especializados na demanda.

Direcione toda a documentação e os detalhes da situação para sua equipe jurídica interna ou assessoria externa. Eles poderão analisar os contratos existentes, elaborar as notificações e termos de distrato de forma adequada e orientar sobre as melhores práticas para garantir uma transição suave e legalmente segura.

Conclusão: planejar e formalizar para evitar problemas futuros

Encerrar contratos exige planejamento e rigor na formalização. A revisão minuciosa dos contratos, o envio de notificações claras, a negociação de prazos e a elaboração de um termo de distrato completo são etapas essenciais.